Iratmegőrzési kötelezettség

Az iratmegőrzési kötelezettség szempontjából iratnak minősülnek a jogszabályban meghatározott bizonylatok, a könyvvezetésről szóló jogszabályokban előírt könyvek, nyilvántartások, továbbá a tervek, szerződések, levelezések, nyilatkozatok, jegyzőkönyvek, határozatok (végzések), számlák és más kivonatok, igazolások, tanúsítványok, köz- és magánokiratok, a megjelenési formájuktól függetlenül. [Art. 178. § 14. pont]

Az iratmegőrzési kötelezettség az iratok eredeti példányára, vagy eredeti példány hiányában (ha azt jogszabály nem zárja ki) annak külön jogszabályban előírt módon, elektronikus úton előállított hiteles másolatára vonatkozik. [Art. 47. § (8) bekezdés]


Az iratmegőrzés határideje

Az adózáshoz kapcsolódó bizonylatokat, iratokat általánosan az adó megállapításához való jog elévüléséig kell megőrizni, amely annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év elteltével évül el, amelyben az adóról bevallást, bejelentést kellett volna tenni, illetve annak hiányában az adót meg kellett volna fizetni, azonban az elévülés további 6 hónappal meghosszabbodik, ha az adóbevallás késedelmes benyújtásakor az adómegállapításhoz való jog elévüléséig kevesebb mint 6 hónap van hátra. [Art. 47. § (3) bekezdés, 164. § (1) bekezdés]

A számvitelről szóló törvény hatálya alá tartozó adózóknak azonban az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, illetve a naplófőkönyvet, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában a jogszabály előírása alapján legalább 8 évig kell megőrizni. [Szt. 169. § (1) bekezdés]

A számvitelről szóló törvény hatálya alá tartozó adózóknak a fentieken kívül a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat, ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is, valamint a szigorú számadású bizonylatok rontott példányait is, szintén legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. [Szt. 169. § (2)-(3) bekezdés]

Az általános forgalmi adóról szóló törvény hatálya alá tartozó adózók számára a jogszabály előírja, hogy a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát. [Áfa. tv. 168/A. § (1) bekezdés]

☛ Az eredet hitelessége az értékesítő, illetve a számlát kibocsátó azonosságának biztosítását jelenti, az adattartalom sérthetetlensége akkor teljesül, ha a számla adattartalmát senki nem változtatta meg, az olvashatóság pedig arra vonatkozik, hogy a számlának az ember számára alapos vizsgálat és magyarázat nélkül is értelmezhetőnek kell lennie.

A kisadózó vállalkozások tételes adójának hatálya alá tartozó adózó a bizonylatot, illetve a bevételi nyilvántartást a kiállítás adóévét követő ötödik naptári év végéig köteles megőrizni, amely kötelezettség a bizonylat rontott példányára is vonatkozik. [Katv. 12. § (5) bekezdés]

Az egyszerűsített vállalkozói adó hatálya alá tartozó adózó a bizonylatot (ide értve a beszerzésekről kapott bizonylatot is), a bevételi nyilvántartást az adó megállapításához való jog elévüléséig köteles megőrizni, amely kötelezettség a bizonylat rontott példányára is vonatkozik. [Eva. 4. § (6) bekezdés]

A megváltozott munkaképességű munkavállalót foglalkoztató munkaadó a fentieken kívül a rehabilitációs hozzájárulás fizetendő összegének megállapítása céljából vezetett nyilvántartást minden esetben legalább a foglalkoztatás megszűnését követő öt évig köteles megőrizni. [Mmtv. 23. § (7) bekezdés]

A közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítésével kapcsolatos összes iratot a szerződés teljesítésétől számított öt évig meg kell őrizni, azonban ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak, illetve bírósági felülvizsgálat esetén a felülvizsgálatnak, a jogerős befejezéséig, de legalább az említett öt évig kell megőrizni. [Kbt. 34. § (2) bekezdés]

A pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló törvény alapján végzett ügyfél-átvilágítás alkalmával keletkezett iratokat és a megismert adatokról vezetett nyilvántartást a szolgáltató általánosan legalább az üzleti kapcsolat megszűnésétől, illetve az ügyleti megbízás teljesítésétől számított nyolc évig köteles megőrizni. [Pmt. 57. § (1)-(4) bekezdés, 58. § (1)-(4) bekezdés]

Az adózáshoz és a könyvviteli elszámoláshoz kapcsolódó bizonylatokat a jogszabályban meghatározott ideig kötelező megőrizni, azonban minden adózónak jól felfogott érdeke, hogy az iratmegőrzési határidőn túl is hitelesen bizonyítani tudja a valóságban ténylegesen megtörtént gazdasági eseményeket.

Az iratmegőrzésre kötelezettek

Az adózás rendjéről szóló törvény előírása alapján az iratok megőrzéséről az adózó köteles gondoskodni, az iratok jogszabályban meghatározott ideig történő őrzésének feladata természetesen átruházható, ebben az esetben a felelősség azonban az őrzési idő lejártáig elsődlegesen továbbra is az adózót terheli.

Az adókötelezettség megszűnése esetén az iratokat a jogi személy jogutódja vagy a jogszabályban, illetve határozatban arra kötelezett köteles megőrizni. [Art. 47. § (5) bekezdés]

A magánszemély az iratait maga köteles megőrizni. Ha az adókötelezettség a magánszemély halála miatt szűnt meg, az iratokat a vele közös háztartásban élt hozzátartozója, ennek hiányában az örökös köteles az állami vagy az önkormányzati adóhatósághoz továbbítani. [Art. 47. § (6) bekezdés]

A számvitelről szóló törvény hatálya alá tartozó gazdálkodók esetében előírt megőrzési időn belüli szervezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) nem hatálytalanítja az iratmegőrzési kötelezettséget, így a bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell. [Szt. 169. § (4) bekezdés]

Az iratmegőrzés helye

A jogszabályban előírt bizonylatot, könyvet, nyilvántartást és más iratokat az adóhatósághoz bejelentett helyen kell megőrizni. [Art. 47. § (1) bekezdés]

Az iratokat a feldolgozás, könyvelés időtartamára más helyre lehet továbbítani, az adóhatóság felhívására azonban azokat három munkanapon belül be kell mutatni. [Art. 47. § (2) bekezdés]

Az elveszett vagy megsemmisült iratok pótlása

A megőrzési kötelezettséggel érintett bizonylatok, iratok elvesztése, megsemmisülése, megrongálódása vagy más módon ellenőrzésre alkalmatlanná válása esetén az adózónak mindig az adott helyzetben a tőle elvárható legnagyobb gondossággal és körültekintéssel kell eljárnia a probléma rendezése érdekében.

Az elveszett vagy megsemmisült számlákról, nyugtákról, bankszámlakivonatokról, szerződésekről és más bizonylatokról, egyéb iratokról másolatot kell beszerezni annak érdekében, hogy az adókötelezettségek teljesítése a jogszabályi előírásoknak megfelelő módon továbbra is bizonyítható legyen.

Az iratok megsemmisüléséről olyan jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyben lehetőleg tételesen és azonosítható módon rögzíteni kell az elveszett, illetve megsemmisült iratok körét, azok azonosítására szolgáló és tartalmára vonatkozó részletes adatokat, továbbá fel kell sorolni és lehetőség szerint mellékelni kell a rendelkezésre álló bizonyítékokat, amelyek megalapozottan valószínűsítik vagy kétséget kizáróan bizonyítják az iratok elvesztését, illetve megsemmisülését. A jegyzőkönyvben az iratok pótlása érdekében végrehajtásra meghatározott intézkedéseket is célszerű részletesen ismertetni.

Az iratmegőrzési határidőn belül elvesztett bizonylatok azonosítására szolgáló adatokat, különösen az elvesztett saját számlatömbök, számlák sorszámait, valamint a számlatulajdonos azonosító adatait be kell jelenteni az állami adó- és vámhatóság területileg illetékes adóigazgatóságánál, az elvesztés körülményeinek részletes bemutatására és igazolására szolgáló bizonyítékokat mellélelve, mivel ezek a bizonylatok az adóhatóságnál bejelentett őrzési helyen már nem találhatóak meg.

☛ A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, úgy mint a szabályosan vásárolt (saját) számla- és nyugtatömbökről, a készpénz kezeléséhez kapcsolódó bizonylatokról (pl. bevételi- és kiadási pénztárbizonylatokról) a kezelésükkel megbízott, a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását. [Szt. 168. § (1)-(3) bekezdés]

A kötelezettségek teljesítése alól ma már nem lehet azzal kibújni, ha az adózó az iratait és nyilvántartásait esetleg eltünteti, megsemmisíti, vagy azok nem az adózó érdekkörén kívüli okból elvesznek, ellenőrzésre alkalmatlanná válnak, mert az adóhatóság ebben az esetben becsléssel köteles megállapítani az adó alapját a rendelkezésére álló adatok, illetve a hasonló tevékenységet folytató adózók jövedelmi viszonyai alapján.

☛ Becsléssel kell megállapítani az adóalapot, ha az adóalap megállapítására azért nincs mód, mert sem a bevételekről, sem a kiadásokról adatok, iratok, más bizonyítékok nem állnak az adóhatóság rendelkezésére, és ezek hiánya nem az adózó érdekkörén kívül eső okra vezethető vissza. A becslés során az azonos időszakban hasonló tevékenységet, hasonló körülmények között folytató adózók (magánszemély adózó esetében a munkaviszony keretében hasonló tevékenységet, hasonló körülmények között végzők) kereseti, jövedelmi viszonyait figyelembe kell venni. [Art. 108. § (6) bekezdés]

Az adóhatóság eljárása ekkor a valódi bevételi-jövedelmi viszonyoknak megfelelő adóalap és adó meghatározására irányul és amennyiben a körülményekből a tényleges adófizetési kötelezettség pontosan megállapítható, abban az esetben nincs szükség a becslés módszereinek alkalmazására.

Az elektronikus formában kiállított bizonylatok megőrzése

Az eredetileg elektronikus formában kiállított és elektronikus úton megküldött vagy megkapott bizonylatokat az eredeti elektronikus formában meg kell őrizni és biztosítani kell azok elektronikus olvashatóságát.

A megőrzésre kötelezett köteles biztosítani, hogy az őrzött elektronikus dokumentumok olvashatósága a dokumentumok megjeleníthetőségét lehetővé tevő szoftver- és hardverkörnyezet biztosításával a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon. [114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet 2. § (2) bekezdés]

A számvitelről szóló törvény hatálya alá tartozó gazdálkodók számára a jogszabály külön előírja, hogy az elektronikus formában kiállított bizonylatot elektronikus formában kell megőrizni a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével. [Szt. 169. § (5) bekezdés]

Az elektronikus formában történő megőrzést ilyen esetben oly módon kell biztosítani, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. [Szt. 169. § (5) bekezdés]

A papíralakú dokumentumok elektronikus megőrzése

Az iratmegőrzési kötelezettség a külön jogszabályokban előírt feltételek teljesítése esetén papírmentes módon is megoldható a dokumentumok digitális formában való megőrzésével, amelyhez azonban legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás alkalmazása szükséges.  

A megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentumok megőrzése olyan módon történjen, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen sérülés és megsemmisülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen. [114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet 2. § (1) bekezdés]

A papíralapú okiratról (közokiratról, magánokiratról) történő elektronikus másolat készítés (digitalizálás) során a másolatkészítő biztosítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, valamint azt, hogy az elektronikus másolaton az aláírás vagy bélyegző elhelyezését követően tett minden módosítás érzékelhető legyen. [451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet 55. § (1) bekezdés]

☛ A papíralapú okiratot kiállító gazdálkodó szervezet által készített elektronikus másolat esetén biztosítani kell a papíralapú dokumentumnak történő képi vagy tartalmi megfelelést. [451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet 58. § (1) bekezdés]

☛ Ha a papíralapú iratot a gazdálkodó szervezet őrzi, akkor az okiratról készített elektronikus másolat esetén mint másolatkészítőnek a papíralapú okiratnak való képi megfelelést kell biztosítania. [451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet 58. § (2) bekezdés]

Ha az adózó a bizonylatot, könyvet, nyilvántartást online hozzáférést biztosítva, elektronikusan őrzi meg, ezt a tényt köteles az állami adó- és vámhatósághoz bejelenteni. [Art. 16. § (3) bekezdés g) pont, 17. § (3) bekezdés a) pont]

Amennyiben az adózó a bizonylatot, könyvet, nyilvántartást online hozzáférést biztosítva, elektronikusan őrzi meg, abban az esetben köteles ellenőrzés esetén az adóhatóság részére az elektronikus hozzáférést, letöltést biztosítani. [Art. 47/A. §]

Az iratmegőrzési kötelezettség végelszámolás esetén

A végelszámolás kezdő időpontját követő harminc napon belül a cég korábbi vezető tisztségviselője a cég iratanyagát a végelszámolónak legkésőbb a végelszámolás kezdő időpontjától számított harmincadik napon köteles átadni, továbbá a nem selejtezhető és titkos minősítésű iratokról iratjegyzéket készít, és azokat, valamint az irattári anyagokat a fenti időpontig a végelszámolónak szintén átadja. [Ct. 98. § (3) bekezdés]

A cég végelszámolása esetén, amennyiben az iratok átadása a végelszámoló részére a végelszámolás kezdő időpontját követő 30 napon belül nem történik meg, akkor a végelszámoló vagy a cég hitelezőjének kérelmére a cégbíróság törvényességi felügyeleti eljárás keretében a cég korábbi vezető tisztségviselőjét 100 000 Ft-tól 900 000 Ft-ig terjedő, ismételten is kiszabható pénzbírsággal sújtja. [Ct. 98. § (5) bekezdés]

Az iratmegőrzési kötelezettséggel kapcsolatos mulasztások

Az adózó 1 millió forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható, amennyiben iratmegőrzési kötelezettségének nem tesz eleget. [Art. 172. § (20a) bekezdés]

A jogszabály ugyan nem teszi kötelezővé a szankció alkalmazását, azonban az adóhatóság a mulasztási bírság kiszabásától csak kivételes méltánylást érdemlő esetben tekinthet el.

Az adózás rendjéről szóló törvény előírása alapján a nyomdai úton előállított számla és nyugta megőrzésére vonatkozó kötelezettség teljesítésének elmulasztása még súlyosabban szankcionálható a hiányzó számlák és nyugták számával arányos mértékű mulasztási bírság kiszabásának lehetőségével.

Amennyiben az adózó iratmegőrzési kötelezettségének a nyomdai úton előállított számla, illetve nyugta megőrzésének elmulasztásával nem tesz eleget, függetlenül attól, hogy a számla, illetve nyugta felhasználása ténylegesen megtörtént-e, a kiszabható mulasztási bírság teljes összege magánszemély esetén 200 ezer forint, más adózó esetében pedig 500 ezer forint és a hiányzó számlák, nyugták számának szorzata által meghatározott összegig terjedhet. [Art. 172. § (20a) bekezdés]

☛ A fentiek alapján egy 50 eredeti példányt tartalmazó számlatömb elvesztése vagy megsemmisülése esetén, amennyiben az adózó a hiányzó adatokat nem tudja hitelt érdemlően bizonyítható módon pótolni, a kiszabható mulasztási bírság összege magánszemély esetében 10 millió forintig, más adózó esetében 25 millió forintig terjedhet.

A szokásos piaci ár meghatározásával, illetve az ellenőrzött külföldi társaságokkal folytatott ügyletekkel összefüggő nyilvántartásokra vonatkozó iratmegőrzési kötelezettség elmulasztása esetén is az általánosnál súlyosabb mértékű mulasztási bírság kiszabásával élhet az adóhatóság a szankcionálás lehetőségeként.

A szokásos piaci ár meghatározásával, az ellenőrzött külföldi társaságokkal folytatott jogügyletekkel kapcsolatos nyilvántartással összefüggő iratmegőrzési kötelezettség elmulasztása esetén az adóhatóság nyilvántartásonként (összevont nyilvántartásonként) 2 millió forintig terjedő, illetve ismételt jogsértés esetén nyilvántartásonként (összevont nyilvántartásonként) 4 millió forintig terjedő mulasztási bírságot szabhat ki, továbbá ugyanazon nyilvántartás vezetésének ismételt elmulasztása esetén az adózó az első esetben kiszabott bírság mértékének négyszereséig terjedő mulasztási bírsággal sújtható. [Art. 172. § (16) bekezdés]

Magyar nyelvű oldalak - Beszámolókészítés

Titoktartás

A megrendelt szolgáltatások teljesítéséhez szükséges bizonylatok, nyilvántartások, szerződések és más iratok adatait minden esetben üzleti titokként kezeljük és azokra teljes titoktartási kötelezettséget vállalunk, vagyis a megrendelő előzetes hozzájárulása nélkül az általunk kezelt adatokról, valamint a szolgáltatások teljesítéséhez szükséges gazdasági tevékenységgel összefüggő információk egyetlen részletéről sem adunk harmadik személy részére tájékoztatást, kivéve, ha annak teljesítése jogszabályi előírás alapján kötelező.

A titoktartással védett információkra vonatkozóan bármilyen jellegű tájékoztatást kizárólag megrendelőnktől előzetes egyeztetés során kapott beleegyező hozzájárulás esetén nyújtunk, hozzátartozók vagy üzlettársak részére is, akik a jogosultság érvényes igazolása nélkül ilyen célból esetleg közvetlenül hozzánk fordulnak.

A titoktartás nem vonatkozik a hatóságok felé történő adatszolgáltatásra, ha azt jogszabály írja elő.

Adatkezelés

Az adatkezelés és adatfeldolgozás során gondoskodunk a személyes adatok biztonságáról és végrehajtjuk azokat a technikai és szervezési intézkedéseket, továbbá betartjuk azokat az eljárási szabályokat, amelyek az adat- és titokvédelmi rendelkezések érvényre juttatásához nélkülözhetetlenek.

Az adatokat védjük a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, továbbá a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen.

Az adatok kezelésére kizárólag a szerződés szerinti meghatározott célból, kizárólag a szerződésből eredő jogok gyakorlása és a szerződésből eredő kötelezettségek szabályos teljesítése érdekében kerül sor, kizárólag abban az esetben, ha az adatkezelés céljának megvalósulásához szükséges.